Ein Kunde bittet um die aktuellen Materialspezifikationen für eine PET-Verpackung. Eine Routineanfrage, eigentlich.
Der Vertrieb sieht im ERP-System nach. Das Produktmanagement durchsucht mehrere Excel-Dateien. Die Qualitätssicherung soll die Angaben bestätigen und findet zwei Dokumente mit unterschiedlichen Werten. Welche Version gilt, weiß niemand auf Anhieb.
Nach [X] E-Mails zwischen [Y] Abteilungen und [Z] Arbeitstagen bekommt der Kunde seine Antwort. Die Informationen waren die ganze Zeit vorhanden. Sie zu finden und ihre Richtigkeit zu bestätigen, hat den Aufwand verursacht.
So entstehen Kosten, die in keiner Budgetposition auftauchen: Informationen suchen, Unstimmigkeiten klären, Fehler korrigieren, dieselben Daten mehrfach pflegen. Erfasst wird dieser Aufwand fast nirgends. Deshalb fehlt er auch in jeder Kalkulation.
Die Stunden, die niemand zählt
Schlechte Produktdaten verursachen selten einen großen Kostenblock. Sie verteilen kleine Zeitverluste über Abteilungen, Prozesse und Arbeitstage. Jeder einzelne wirkt harmlos, zusammen ergeben sie einen erheblichen Aufwand.
- Excel-Dateien suchen und vergleichen
Materialdaten, technische Spezifikationen und Recyclinginformationen liegen in verschiedenen Systemen und Dateien, oft in mehreren Versionen.
- Rückfragen und Abstimmungsschleifen
Ist der Rezyklatanteil aktuell? Wer hat die Änderung freigegeben? Ohne klare Zuständigkeit pendeln solche Fragen zwischen Vertrieb, Produktmanagement und Qualitätssicherung.
- Fehlerhafte Daten korrigieren
Falsche oder unvollständige Angaben lösen zusätzliche Prüfungen aus. Fallen sie erst beim Kunden oder im Audit auf, wird die Nacharbeit teuer.
- Dieselben Daten mehrfach pflegen
Produktinformationen stecken in ERP, PIM, Kundenportalen und Datenblättern. Ohne eine maßgebliche Quelle muss jede Änderung an mehreren Stellen eingepflegt und geprüft werden.
Fünf Minuten für eine Rückfrage. Zehn für die Suche nach der richtigen Datei. Eine halbe Stunde, um widersprüchliche Angaben zu klären. Niemand schreibt diese Minuten auf, sie gehören irgendwann zum Arbeitsalltag.
Doch was passiert, wenn nicht nur eine Person, sondern 20, 50 oder 100 Beschäftigte regelmäßig Zeit durch unzuverlässige Produktdaten verlieren?
Was ergibt sich, wenn nicht eine Person, sondern 20, 50 oder 100 Beschäftigte regelmäßig so Zeit verlieren? Rechnen Sie es für Ihr Unternehmen aus.
Was kosten schlechte Produktdaten Ihr Unternehmen?
Wie hoch ist der mögliche Verlust an Arbeitszeit, der durch das Suchen, Überprüfen und Korrigieren von Produktinformationen entsteht? Bitte passen Sie die Werte an, um zu sehen, wie es bei Ihnen ist.
Beispielrechnung auf der Grundlage von 220 Arbeitstagen pro Jahr. Die Ergebnisse sind Schätzungen und stellen keine Branchen-Richtwerte oder garantierte Kosteneinsparungen dar. Die tatsächlichen Kosten hängen von Ihrer Organisation, Ihren Prozessen und Ihren Personalkosten ab.
Warum die Kosten weiter steigen
Je häufiger Produktinformationen gebraucht werden, desto stärker fallen ihre Schwächen ins Gewicht. Drei Entwicklungen sorgen dafür, dass sie in der Verpackungsindustrie immer öfter gebraucht werden.
Kunden erwarten schnell Informationen
Ein Markenhersteller fordert für 200 Verpackungsvarianten aktuelle Angaben zu Materialzusammensetzung, Rezyklatanteil und Recyclingfähigkeit an. Liegen diese Daten nicht einheitlich vor, trägt jemand sie Variante für Variante zusammen und prüft sie einzeln. Das bindet Fachkräfte, verzögert die Angebotserstellung und kann die Kundenbeziehung belasten.
PPWR erhöht den Druck
Die EU-Verpackungsverordnung (PPWR) gilt seit dem 12. August 2026. Für Verpackungen werden eine Konformitätserklärung und eine technische Dokumentation verlangt. Ab 2030 kommen Mindestrezyklatanteile hinzu, für kontaktsensible PET-Verpackungen 30 Prozent. Wer diese Angaben erst aus ERP, Excel und E-Mails zusammensuchen muss, zahlt den Aufwand bei jeder Anfrage erneut.
KI verändert die Datenprobleme
KI-Assistenten beantworten Produktfragen in Sekunden. Greifen sie auf veraltete oder widersprüchliche Daten zu, geben sie deren Fehler genauso schnell weiter. Umgekehrt kann KI fehlende Angaben und Widersprüche automatisch aufspüren. Dafür braucht sie verlässliche Referenzdaten und klare Prüfregeln. Je mehr Prozesse auf Produktdaten zugreifen, desto teurer wird jeder Fehler darin.
Die Konsequenz: Je mehr Prozesse auf Produktdaten zugreifen, desto teurer wird es, wenn diese Daten nicht stimmen.
Wie Unternehmen den Zeitverlust reduzieren können
Die gute Nachricht: Unternehmen müssen nicht gleich ihre gesamte IT-Landschaft erneuern, um die Kosten schlechter Produktdaten zu reduzieren. Oft beginnt die Verbesserung damit, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und bei Bedarf zu verändern.
Fazit: Schlechte Produktdaten sind teurer, als sie aussehen
Die Kosten dafür stehen selten auf einer Rechnung. Sie stecken in verzögerten Angeboten, unnötigen Abstimmungen, wiederholter Datenpflege und Arbeitsstunden, die für wichtigere Aufgaben fehlen.
Gerade für Unternehmen der PET- und Verpackungsindustrie lohnt es sich deshalb, genauer hinzusehen. Wer seine Produktinformationen zuverlässig organisiert, reduziert nicht nur Fehler und Zeitverluste. Er schafft auch bessere Voraussetzungen für den Kundenservice, die Erfüllung regulatorischer Anforderungen und den sinnvollen Einsatz von KI.
Die entscheidende Frage ist nicht nur, wie gut die Produktdaten eines Unternehmens sind. Sondern auch, wie viel Arbeitszeit jeden Tag verloren geht, weil Informationen gesucht, geprüft oder korrigiert werden müssen.
