Unternehmen, Hochschulen und andere Institutionen betreiben heute oft mehrere hundert Digitalkanäle - von der Homepage über einzelne Microsites und Landingpages bis hin zu diversen Social-Media-Accounts und Online-Auftritten auf Drittplattformen.
Während diese digitalen Assets wertvolle Touchpoints für Kunden, Studierende oder Investoren sind, führt die Vielzahl der Kanäle schnell zu einem unübersichtlichen „Digital Estate“. Viele Kommunikations- und Marketingverantwortliche wissen gar nicht mehr genau, wie viele Websites sie tatsächlich besitzen, auf welchen Plattformen sie präsent sind oder welche veralteten Inhalte möglicherweise noch online sind.
Das Problem veralteter Inhalte wächst leider automatisch mit der Zeit: Alte Domains laufen aus, ungenutzte Social-Media-Accounts bleiben bestehen oder eigentlich temporär eingerichtete Landingpages werden nicht offline genommen. Darüber hinaus bergen veraltete Technologien, wie z.B. ein seit langem nicht mehr aktualisiertes Content Management System, hohe potenzielle Sicherheitsrisiken.
Abhilfe kann hier ein „Digital Estate Audit“ schaffen. Dabei werden zunächst alle digitalen Assets systematisch erfasst und analysiert, um Risiken zu identifizieren, Optimierungspotenziale aufzudecken und so Entscheidungen in Marketing und Kommunikation fundierter treffen zu können. In diesem Beitrag zeigen wir, warum Sie Ihre digitalen Assets aktiv managen sollten und wie ein Audit-Prozess Ordnung ins Chaos bringt.
Digitale Zeitbomben: Wie ungenutzte Assets zur Gefahr werden
Während Unternehmen ihre finanziellen und physischen Ressourcen meist genau erfassen und verwalten, fehlt oft ein vergleichbarer Überblick über die digitalen Bestände oder Digital Assets. Dies liegt häufig daran, dass sich ein digitales Vermögen über die Jahre dynamisch und ungeplant entwickelt. Gerade in Organisationen mit dezentralen Strukturen wie im Bildungsbereich entstehen so oft unkontrolliert digitale Assets, wenn einzelne Abteilungen oder Standorte eigenständig Websites oder Social Media Accounts erstellen.
Die häufigsten Gefahren bei ungepflegten Digitalen Assets:
- Veraltete Inhalte: Falsche Informationen und Angebote oder veraltete rechtliche Hinweise beeinträchtigen die Glaubwürdigkeit und das Nutzererlebnis.
- Sicherheitslücken: Ungepflegte CMS, abgelaufene SSL-Zertifikate oder unsichere Integrationen von Drittanbieter-Tools erhöhen das Risiko von Cyberangriffen.
- Markeninkonsistenz: Veraltete oder unautorisierte digitale Assets verwässern die Marke und führen zu widersprüchlicher Kommunikation gegenüber den Zielgruppen.
- SEO-Nachteile: Verwaiste Seiten, Duplicate Content oder nicht optimierte Strukturen können das Suchmaschinen-Ranking verschlechtern.
- Domain- und Markenschutzprobleme: Cybersquatting, unerlaubte Markennutzung oder vergessene Domains können zu rechtlichen und finanziellen Schäden führen.
- Reputationsrisiken: Inaktive oder schlecht gepflegte Social-Media-Accounts hinterlassen bei Kunden und Interessenten einen unprofessionellen Eindruck.
- Unnötige Kosten: Ungenutzte oder ineffizient genutzte digitale Plattformen verursachen versteckte Kosten für Hosting, Wartung und Lizenzgebühren.
- Daten- und Datenschutzverletzungen: Fehlende DSGVO-Konformität oder fehlerhafte Cookie- und Tracking-Lösungen können rechtliche Konsequenzen haben.
Vom Chaos zur Klarheit: So bringt ein Digital Estate Audit Struktur
Ein Digital Estate Audit ist ein strukturierter Prozess, der dazu dient, die digitalen Vermögenswerte von Organisationen zu analysieren und zu optimieren. Ziel ist die Schaffung von Transparenz über die digitale Präsenz, die Minimierung von Risiken und die gezielte Weiterentwicklung der digitalen Strategie. Am Ende des Audits erhalten Unternehmen eine detaillierte Analyse mit konkreten Handlungsempfehlungen, um ihren digitalen Nachlass zukunftssicher aufzustellen.
Ein umfassendes Audit besteht aus mehreren Bausteinen:
- Bestandsaufnahme und Inventarisierung: Hierzu werden alle digitalen Kanäle systematisch erfasst. Hierbei sind Hauptwebsites, Microsites, Social-Media-Konten und genutzte Drittplattformen zu berücksichtigen. Auch inoffizielle oder vergessene Kanäle werden identifiziert.
- Technologie- und Sicherheitsprüfung: Im Rahmen der Analyse werden die eingesetzten Content-Management-Systeme, Hosting-Strukturen, Software-Versionen und Sicherheitsmaßnahmen untersucht. Hier werden veraltete Systeme, fehlende Updates oder abgelaufene SSL-Zertifikate erkannt.
- Content- und Markenanalyse: Die Contentanalyse überprüft digitale Inhalte auf Aktualität, Konsistenz und Markenkonformität. Es wird auch untersucht, ob Marken unerlaubt verwendet werden, zum Beispiel durch Cybersquatting oder veraltete Domains.
- SEO- und Performance-Check: Bei diesem Check erfolgt eine Bewertung der digitalen Sichtbarkeit in Suchmaschinen, der Ladezeiten, der Mobile-Friendliness und des Nutzerverhaltens. Weiterhin werden gezielt solche Schwachstellen identifiziert, die die Auffindbarkeit beeinträchtigen.
- Compliance und Datenschutz: Hier wird vor allem sichergestellt, dass die DSGVO-Vorgaben eingehalten werden. Zudem analysieren wir Cookie-Banner, Datenschutzerklärungen und Tracking-Mechanismen auf ihre gesetzliche Konformität.
Von der Theorie zur Praxis: Digital Estate Audits im Einsatz
Ein Beispiel aus dem echten Leben ist eine mittelständische Agentur für kreative Dienstleistungen, die für ihre Kunden zahlreiche digitale Inhalte wie Logos, Bilder und Produktbeschreibungen verwaltet. Ohne eine zentrale Struktur führte dies zu einem ineffizienten Workflow, da Dateien mehrfach angelegt oder schwer auffindbar waren. Ein durchgeführtes Digital Estate Audit führte dann zur Implementierung eines strukturierten Digital-Asset-Managements (DAM), welches den Zugriff auf sämtliche Medienproduktionen für Mitarbeiter und Kunden massiv vereinfacht.
Ein Verein der deutschen Fußball-Bundesliga profitierte von der Bestandsaufnahme seiner digitalen Assets. Die große Anzahl täglich generierter Medien – von Spielbildern bis Social-Media-Posts – war dezentral gespeichert, was die Medienarbeit beeinträchtigte. Nach einem Audit wurde ein zentrales System mit automatisierter Gesichtserkennung eingeführt. Dies ermöglicht die sofortige Zuordnung von Pressefotos zu Spielern oder Szenen. Dies führte zu Zeitersparnis bei Veröffentlichungen und effizienterer Zusammenarbeit mit Presseagenturen."
Ein internationaler Energiekonzern erstellte mit Mitarbeitenden und Partnern täglich viele digitale Inhalte. Ein unstrukturiertes Digital-Asset-Management führte zu Inkonsistenzen im Corporate Design und veralteten Produktinformationen. Ein Digital-Asset-Audit identifizierte veraltete Assets, redundante Inhalte wurden entfernt und eine zentrale Bibliothek geschaffen. Das Ergebnis ist ein konsistentes Markenerlebnis und effizientere Zusammenarbeit.
Fazit: Besser jetzt als später handeln
Ein Digital Estate Audit sollte kein einmaliges Projekt sein, sondern als essenzielle Maßnahme verstanden, um die digitale Präsenz eines Unternehmens langfristig zu steuern. Es ermöglicht eine schnelle Bestandsaufnahme aller digitalen Assets, deckt Sicherheitslücken und veraltete Inhalte auf und zeigt Optimierungspotenziale auf. Unternehmen und Organisationen erhalten dadurch eine sofortige Grundlage, um gezielte Maßnahmen für bessere Performance, Markenkonsistenz und Compliance umzusetzen.
Langfristig ist ein systematisches Digital-Asset-Management unerlässlich, um die digitalen Bestände strategisch zu verwalten. Ein regelmäßiges Audit stellt sicher, dass alle digitalen Kanäle aktuell, sicher und auf die Unternehmensziele ausgerichtet bleiben. Insbesondere in dynamischen Märkten, in denen neue Technologien, Plattformen und regulatorische Anforderungen kontinuierlich entstehen, ist ein Digital-Asset-Audit ein wichtiges Instrument, um Risiken frühzeitig zu erkennen und digitale Investitionen nachhaltig zu steuern.
