În prezent, companiile, universitățile și alte instituții operează adesea câteva sute de canale digitale - de la pagina de pornire, microsite-uri individuale și pagini de destinație la diverse conturi de social media și prezențe online pe platforme terțe.
Deși aceste active digitale sunt puncte de contact valoroase pentru clienți, studenți sau investitori, multitudinea de canale conduce rapid la un "patrimoniu digital" confuz. Mulți responsabili de comunicare și marketing nu mai știu exact câte site-uri web au de fapt, pe ce platforme sunt prezente sau ce conținut învechit poate fi încă online.
Din păcate, problema conținutului învechit crește automat în timp: domeniile vechi expiră, conturile de social media neutilizate rămân sau paginile de destinație care au fost de fapt înființate temporar nu sunt scoase offline. În plus, tehnologiile învechite, cum ar fi un sistem de gestionare a conținutului care nu a fost actualizat de mult timp, adăpostesc potențiale riscuri de securitate ridicate.
Un "audit al patrimoniului digital" poate oferi un remediu în acest caz. Acesta presupune înregistrarea și analizarea sistematică a tuturor activelor digitale pentru a identifica riscurile, a descoperi potențialul de optimizare și, astfel, a lua decizii de marketing și comunicare mai bine fundamentate. În acest articol, arătăm de ce ar trebui să vă gestionați activ activele digitale și cum un proces de audit aduce ordine în haos.
Bombe cu ceas digitale: cum devin periculoase activele neutilizate
În timp ce întreprinderile își înregistrează și își gestionează cu acuratețe resursele financiare și fizice, adesea nu au o imagine de ansamblu comparabilă a activelor lor digitale. Acest lucru se datorează adesea faptului că activele digitale se dezvoltă dinamic și neplanificat de-a lungul anilor. În special în organizațiile cu structuri descentralizate, cum ar fi în sectorul educației, activele digitale sunt adesea create în mod necontrolat, atunci când departamentele sau locațiile individuale creează în mod independent site-uri web sau conturi de social media.
Cele mai frecvente pericole ale activelor digitale negestionate:
- Conținut învechit: Informațiile și ofertele incorecte sau avizele juridice neactualizate afectează credibilitatea și experiența utilizatorului.
- Vulnerabilități de securitate: CMS neîntreținute, certificate SSL expirate sau integrări nesigure de instrumente terțe cresc riscul de atacuri cibernetice.
- Inconsistența mărcii: Activele digitale neactualizate sau neautorizate diluează marca și conduc la o comunicare inconsecventă către grupurile țintă.
- Dezavantaje SEO: Paginile orfane, conținutul duplicat sau structurile neoptimizate pot înrăutăți clasarea în motoarele de căutare.
- Probleme de protecție a domeniului și a mărcii: Cybersquatting-ul, utilizarea neautorizată a mărcii sau domeniile uitate pot duce la daune juridice și financiare.
- Riscuri de reputație: Conturile de social media inactive sau prost întreținute lasă o impresie neprofesionistă clienților și potențialilor clienți.
- Costuri inutile: platformele digitale neutilizate sau utilizate ineficient generează costuri ascunse pentru găzduire, întreținere și taxe de licență.
- Încălcarea securității datelor și a vieții private: Lipsa de conformitate cu GDPR sau soluțiile defectuoase de cookie și de urmărire pot avea consecințe juridice.
De la haos la claritate: cum aduce structura un audit al patrimoniului digital
Un audit al patrimoniului digital este un proces structurat care servește la analizarea și optimizarea activelor digitale ale organizațiilor. Scopul este de a crea transparență cu privire la prezența digitală, de a minimiza riscurile și de a dezvolta în continuare strategia digitală într-un mod direcționat. La sfârșitul auditului, companiile primesc o analiză detaliată cu recomandări specifice de acțiune pentru a-și proteja patrimoniul digital pentru viitor.
Un audit cuprinzător constă din mai multe componente:
- Inventariere și inventariere: Toate canalele digitale sunt înregistrate sistematic în acest scop. Aceasta include site-urile principale, microsite-urile, conturile de social media și platformele terțe utilizate. De asemenea, sunt identificate canalele neoficiale sau uitate.
- Verificarea tehnologiei și a securității: în cadrul analizei, sunt examinate sistemele de gestionare a conținutului, structurile de găzduire, versiunile software și măsurile de securitate utilizate. Aici sunt identificate sistemele învechite, actualizările lipsă sau certificatele SSL expirate.
- Analiza conținutului și a mărcii: analiza conținutului verifică actualitatea, coerența și conformitatea mărcii în ceea ce privește conținutul digital. De asemenea, se investighează dacă mărcile sunt utilizate fără autorizație, de exemplu prin cybersquatting sau domenii învechite.
- Verificarea SEO și a performanței: această verificare include o evaluare a vizibilității digitale în motoarele de căutare, a timpilor de încărcare, a facilității de utilizare a dispozitivelor mobile și a comportamentului utilizatorilor. În plus, sunt identificate în mod specific toate punctele slabe care afectează capacitatea de găsire.
- Conformitate și protecția datelor: Aici, ne asigurăm în primul rând că cerințele GDPR sunt îndeplinite. De asemenea, analizăm bannerele cookie, declarațiile privind protecția datelor și mecanismele de urmărire pentru conformitatea juridică.
De la teorie la practică: auditul bunurilor digitale în acțiune
Un exemplu din viața reală este o agenție de servicii creative de dimensiuni medii care gestionează o mulțime de conținut digital, cum ar fi logo-uri, imagini și descrieri de produse pentru clienții săi. Fără o structură centralizată, acest lucru a condus la un flux de lucru ineficient, deoarece fișierele erau create de mai multe ori sau erau greu de găsit. Un audit al patrimoniului digital a condus apoi la punerea în aplicare a gestionării structurate a activelor digitale (DAM), care simplifică foarte mult accesul angajaților și al clienților la toate producțiile media.
Un club de fotbal german din Bundesliga a beneficiat de inventarierea activelor sale digitale. Cantitatea mare de media generată zilnic - de la imagini de la meciuri la postări pe rețelele de socializare - era stocată într-un mod descentralizat, ceea ce îngreuna activitatea media. În urma unui audit, a fost introdus un sistem centralizat cu recunoaștere facială automată. Acest sistem permite ca fotografiile de presă să fie asociate instantaneu cu jucătorii sau scenele. Acest lucru a dus la economii de timp pentru publicații și la o colaborare mai eficientă cu agențiile de presă."
O companie internațională din domeniul energiei a creat zilnic o cantitate mare de conținut digital cu angajații și partenerii. Gestionarea nestructurată a activelor digitale a dus la incoerențe în designul corporativ și la informații învechite despre produse. Un audit al activelor digitale a identificat activele învechite, conținutul redundant a fost eliminat și a fost creată o bibliotecă centralizată. Rezultatul este o experiență de brand consecventă și o colaborare mai eficientă.
Concluzie: Mai bine să acționați acum decât mai târziu
Un audit al patrimoniului digital nu ar trebui să fie un proiect punctual, ci ar trebui să fie considerat o măsură esențială pentru gestionarea pe termen lung a prezenței digitale a unei companii. Acesta permite un inventar rapid al tuturor activelor digitale, descoperă lacunele de securitate și conținutul învechit și identifică potențialul de optimizare. Acest lucru oferă companiilor și organizațiilor o bază imediată pentru punerea în aplicare a unor măsuri specifice de îmbunătățire a performanței, a coerenței mărcii și a conformității.
Pe termen lung, gestionarea sistematică a activelor digitale este esențială pentru gestionarea strategică a activelor digitale. Un audit periodic garantează că toate canalele digitale rămân actualizate, sigure și aliniate la obiectivele companiei. În special pe piețele dinamice, unde apar în mod constant noi tehnologii, platforme și cerințe de reglementare, un audit al activelor digitale este un instrument important pentru recunoașterea riscurilor într-un stadiu incipient și pentru gestionarea durabilă a investițiilor digitale.
![[Translate to Românesc:]](/fileadmin/_processed_/4/e/csm_agile-management_8e2b3adca0.jpg "[Translate to Românesc:]")
