Într-un mediu agil, gestionarea părților interesate este o sarcină principală a proprietarului produsului pentru a asigura atingerea obiectivelor și satisfacția clienților și utilizatorilor. Proprietarii produsului pot fi sprijiniți în acest sens de experți (de exemplu, designeri UX, manageri de comunitate, specialiști SEO).
Dacă părțile interesate sunt ignorate, acest lucru poate duce la evoluții nedorite și la probleme de acceptare în cadrul proiectelor.
Abordarea gestionării părților interesate
Gestionarea părților interesate este un proces cuprinzător care necesită atenție pe întreaga durată a proiectului. Structura părților interesate ar trebui, de asemenea, revizuită în mod continuu, iar procesul ar trebui repetat dacă este necesar, deoarece grupurile de interese se pot schimba.
1. Identificarea și a doua analiză
Creați lista părților interesate în cadrul unui atelier (alternativ, sondaj individual) cu cât mai multe părți interesate posibile:
- Cine este partea interesată (poziția în cadrul companiei)?
- Care sunt așteptările lor de la proiect?
- Care este atitudinea lor față de proiect?
- Care este influența lor asupra proiectului?
Odată ce lista părților interesate a fost finalizată, se poate crea o diagramă a câmpului de forțe pentru a ilustra influența, din care se pot deduce măsurile ulterioare pentru gestionarea părților interesate.
Exemplu de listă a părților interesate (extras):
Cercuri de concentrare
În mediul universitar, în special, avem o experiență foarte bună în ceea ce privește crearea de grupuri de discuții pentru a selecta diverse grupuri de părți interesate, uneori neomogene, și pentru a putea lua în considerare dorințele și feedback-ul acestora.
De exemplu, persoanele din grupurile țintă (administrație, studenți, profesori), reprezentanții facultăților, personalul de marketing sau angajații IT ai universității pot acționa ca focus grupuri.
Aceste focus grupuri pot ascuți viziunea asupra proiectului dintr-o perspectivă specifică și au caracterul unui atelier.
Practic pentru grupuri de părți interesate de 5-20 de persoane per grup
Prezentări cu rundă de feedback
Grupurile foarte mari de părți interesate pot fi vizate de prezentări, în special după ce au fost organizate cercuri de discuții, dar și după ce au fost finalizate fazele proiectului (de exemplu, crearea de wireframes, faza de proiectare, conceptualizarea unei caracteristici complexe, furnizarea unui MVP).
Prezentările vizuale cu informații condensate sunt din ce în ce mai potrivite în acest caz, deoarece este dificil să se înceapă la un nivel granular în acest context și, din experiența noastră, acest lucru poate fi dăunător. Conținutul informațiilor trebuie să fie inteligibil și relevant pentru majoritatea audienței.
Prezentarea conceptelor de proiectare, în special, declanșează de obicei o gamă largă de opinii în cadrul grupului de părți interesate, pe care noi ajutăm Uni-PO să le gestioneze cu bogata noastră experiență.
Filtrarea și clasificarea unei mari varietăți de feedback ulterior relevă, de obicei, o gamă largă de opinii, echipa PO fiind singura care efectuează ponderarea feedback-ului. Din aceasta rezultă prioritățile pentru cerințele sau modificările ulterioare.
Practic pentru grupuri de părți interesate de 10-100 de persoane
Recenzii deschise
Așa-numita reuniune de revizuire, la care echipa de dezvoltare prezintă rezultatele sprintului (ciclului de dezvoltare) curent, este deja integrată în structura sprintului SCRUM. Este nu numai rezonabil, ci și foarte recomandat să se implice toate părțile interesate care vor lucra cu rezultatele sau care au contribuit la formarea acestora ca cerințe.
Trebuie remarcat faptul că în acest context nu sunt abordate noi specificații sau modificări, ci doar o prezentare și o informare a părților interesate implicate.
Practic pentru grupuri de părți interesate de 1-5 persoane.
3. Tratament
Părțile interesate sunt apoi abordate în mod specific pe baza identificării și analizei. Scopul este de a implica fiecare grup de părți interesate în mod corespunzător, în funcție de influența, atitudinea și așteptările acestora.
Nu toate părțile interesate necesită același nivel de informare sau de implicare. Factorul decisiv este diferențierea conștientă, de exemplu
- implicare strânsă în cazul unei relevanțe și influențe ridicate
- informare periodică în cazul importanței strategice
- implicare selectivă pentru subiecte clar definite
În funcție de grupul de părți interesate, se folosesc formate diferite, cum ar fi discuții personale, grupuri de discuții, prezentări sau runde de feedback structurat. Este important să se comunice în mod clar când și sub ce formă se dorește feedback-ul și cum urmează să fie acesta gestionat.
4. Sistemul de control
Gestionarea părților interesate este un proces continuu care trebuie gestionat activ pe întreaga durată a proiectului. Rolurile, așteptările și influența părților interesate individuale se pot schimba pe parcursul proiectului și trebuie revizuite periodic.
Controlul include, printre altele
- actualizarea listei părților interesate
- adaptarea formatelor și frecvențelor de comunicare
- gestionarea transparentă a așteptărilor în cazul unor obiective contradictorii
Într-un mediu agil, această responsabilitate revine de obicei proprietarului produsului, care acționează ca interfață centrală între diferitele interese și asigură o comunicare structurată.
Concluzie: gestionarea părților interesate este o sarcină de management
Gestionarea cu succes a părților interesate este esențială pentru acceptarea, calitatea și atingerea obiectivelor unui proiect. Dacă vă identificați părțile interesate într-un stadiu incipient, le implicați într-un mod structurat și le gestionați în permanență, puteți reduce fricțiunile și preveni evoluțiile nedorite.
Cu toate acestea, în proiectele complexe cu multe părți interesate și interese diferite, obiectivul nu este de a pune în aplicare toate opiniile. Mai degrabă, este esențial să se colecteze feedback-ul într-o manieră direcționată, să se clasifice și să se acorde prioritate în mod transparent.
Prin urmare, gestionarea părților interesate nu este o disciplină însoțitoare opțională, ci o sarcină de gestionare centrală în cadrul proiectului. Cei care o iau în serios creează orientare și încredere, precum și baza necesară pentru succesul durabil al proiectului.
![[Translate to Românesc:]](/fileadmin/_processed_/7/f/csm_corporate_websites_4ac86fd559.jpg "[Translate to Românesc:]")
