Im agilen Umfeld ist das Stakeholder-Management eine primäre Aufgabe der Product Owner, um die Zielerreichung und Zufriedenheit der Auftraggeber und Nutzer sicher zu stellen. Dabei können die Product Owner durch Experten (z.B. UX-Designer, Community-Manager, SEO-Fachleute) unterstützt werden.
Lässt man die Stakeholder außer Acht, so kann es zu Fehlentwicklungen und zu Akzeptanzproblemen in Projekten führen.
Vorgehensweise Stakeholder Management
Stakeholder Management ist ein übergreifender Prozess, dem während der gesamten Projektlaufzeit unbedingt Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Ebenso sollte das Stakeholder-Gefüge laufend überprüft und der Prozess ggf. wiederholt werden, denn Interessensgruppen können sich ändern.
1. Identifikation und 2. Analyse
Erstellung der Stakeholder-Liste in einem Workshop (alternativ Einzelbefragung) mit möglichst vielen möglichen Stakeholdern:
- Wer ist der Stakeholder (Position im Unternehmen)?
- Was ist seine Erwartung an das Projekt?
- Wie ist seine Einstellung zum Projekt?
- Wie ist sein Einfluss auf das Projekt?
Nach Fertigstellung der Stakeholder-Liste kann zur Verdeutlichung der Einflussnahme ein Kraftfelddiagramm erstellt werden, aus dem anschließende Maßnahmen zur Stakeholder-Behandlung abgeleitet werden.
Beispiel einer Stakeholder-Liste (Ausschnitt):
Fokus-Kreise
Besonders im Universitäts-Umfeld haben wir sehr gute Erfahrungen mit der Einrichtung von Fokus-Kreisen gemacht, um verschiedene, teils inhomogene Stakeholder-Gruppen abzuholen und deren Wünsche und Feedback aufnehmen zu können.
Als Fokus-Gruppen können z.B. Personen aus Zielgruppen (Verwaltung, Studierende, Professoren), Fakultäts-Repräsentatoren, Marketing-Mitarbeiten oder Uni-IT-Mitarbeiter fungieren.
Diese Fokus-Kreise können die Sicht aus einem bestimmten Blickwinkel auf das Projekt schärfen und Workshop-Charakter besitzen.
Praktikabel für Stakeholder-Gruppen von 5-20 Personen pro Gruppe
Präsentationen mit Feedback-Runde
Insbesondere nach Durchführung von Fokus-Kreisen, aber auch nach Abschluss von Projektphasen (z.B. Erstellung Wireframes, Design-Phase, Konzeption eines komplexen Features, Bereitstellung eines MVPs) können sehr große Stakeholder-Gruppen gezielt durch Präsentationen abgeholt werden.
Hier bieten sind verstärkt visuelle Präsentationen mit komprimierten Informationen an, da der Einstieg in einer granularen Ebene in diesem Rahmen nur schwer möglich ist und aus unserer Erfahrung schädlich sein kann. Der Informationsgehalt muss für einen Großteil der Runde verständlich und relevant sein.
Insbesondere die Vorstellung von Design-Konzepten ist meist ein Auslöser von vielfältigen Meinungen im Stakeholder-Kreis, bei deren Bewältigung wir den Uni-PO mit unserem Erfahrungsschatz hilfreich unterstützen.
Die Filterung und Einordnung von unterschiedlichstem Feedback im Nachgang zeigt üblicherweise die verschiedensten Meinungen auf, wobei die Gewichtung des Feedbacks durch das PO-Team allein durchgeführt wird. Daraus werden Prioritäten weiterer Anforderungen oder Changes abgeleitet.
Praktikabel für Stakeholder-Gruppen von 10-100 Personen
Offene Reviews
Bereits im SCRUM Sprint-Gefüge integriert ist das sog. Review-Meeting, bei dem das Entwicklerteam die Ergebnisse des aktuellen Sprints (Entwicklungs-Zyklus) vorstellt. Dabei ist es nicht nur sinnvoll, sondern auch dringend zu empfehlen, alle Stakeholder zu involvieren, die mit den Ergebnissen arbeiten werden, bzw. diese als Anforderung mitgestaltet haben.
Dabei ist zu beachten, dass in diesem Rahmen keine neuen Spezifikationen oder Changes behandelt werden, sondern ausschließlich eine Präsentation und Information an die beteiligten Stakeholder geliefert wird.
Praktikabel für Stakeholder-Gruppen von 1-5 Personen.
3. Behandlung
Auf Basis der Identifikation und Analyse werden Stakeholder schließlich gezielt behandelt. Ziel ist es, jede Interessensgruppe entsprechend ihres Einflusses, ihrer Haltung und ihrer Erwartungen angemessen einzubinden.
Nicht alle Stakeholder benötigen den gleichen Grad an Information oder Beteiligung. Entscheidend ist eine bewusste Differenzierung, zum Beispiel:
- enge Einbindung bei hoher Relevanz und hohem Einfluss
- regelmäßige Information bei strategischer Bedeutung
- punktuelle Einbindung bei klar abgegrenzten Themen
Je nach Stakeholder-Gruppe kommen unterschiedliche Formate zum Einsatz, etwa persönliche Gespräche, Fokus-Kreise, Präsentationen oder strukturierte Feedback-Runden. Wichtig ist dabei eine klare Kommunikation darüber, wann und in welcher Form Feedback erwünscht ist und wie damit umgegangen wird.
4. Steuerung
Stakeholder-Management ist ein fortlaufender Prozess, der über die gesamte Projektlaufzeit hinweg aktiv gesteuert werden muss. Rollen, Erwartungen und Einfluss einzelner Stakeholder können sich im Projekt verändern und sollten regelmäßig überprüft werden.
Zur Steuerung gehören unter anderem:
- die Aktualisierung der Stakeholder-Liste
- die Anpassung von Kommunikationsformaten und -frequenzen
- ein transparentes Erwartungsmanagement bei Zielkonflikten
Im agilen Umfeld liegt diese Verantwortung in der Regel beim Product Owner, der als zentrale Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Interessen fungiert und für eine strukturierte Kommunikation sorgt.
Fazit: Stakeholder-Management ist Führungsaufgabe
Ein erfolgreiches Stakeholder-Management ist entscheidend für die Akzeptanz, Qualität und Zielerreichung eines Projekts. Wer seine Stakeholder frühzeitig identifiziert, sie strukturiert einbindet und kontinuierlich steuert, kann Reibungsverluste reduzieren und Fehlentwicklungen verhindern.
In komplexen Projekten mit vielen Beteiligten und unterschiedlichen Interessen ist es jedoch nicht das Ziel, alle Meinungen umzusetzen. Vielmehr ist es entscheidend, Feedback gezielt zu sammeln, einzuordnen und transparent zu priorisieren.
Stakeholder-Management ist somit keine optionale Begleitdisziplin, sondern eine zentrale Führungsaufgabe im Projekt. Wer sie ernst nimmt, schafft Orientierung und Vertrauen sowie die notwendige Basis für nachhaltigen Projekterfolg.
